Gérer les retards, les contrats et la confidentialité pendant le confinement
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Alors que nous nous installons dans une vie de confinement dans un avenir prévisible, les entreprises de l’écosystème des jeux ont dû réagir aux changements du marché et s’adapter à de nouvelles méthodes de travail, ce qui peut créer de nouveaux défis.
Voici trois situations auxquelles les studios peuvent être confrontés, et quelques conseils pour y faire face :
Retarder un lancement
La pandémie a causé un certain nombre d’annulations et de retards, et la triste réalité est que nous en verrons probablement plus avant la fin. Il y a quelques points à garder à l’esprit si vous envisagez de retarder un lancement ou tout marketing, événement ou promotion associé.
Kostia Lobov, Harbottle & Lewis
Tout d’abord, déterminez si la modification de la date de lancement pourrait vous mettre en infraction avec les termes de tout accord existant avec des fournisseurs, des détaillants, des plateformes, des éditeurs, des investisseurs ou d’autres parties prenantes. Cela signifie vérifier chaque contrat pour voir ce qu’il dit, le cas échéant, sur la date de lancement.
Les termes d’un contrat peuvent, dans la plupart des cas, être modifiés si toutes les parties y consentent. Si vous réussissez à négocier un changement, celui-ci doit être consigné par écrit, de préférence sous la forme d’un court accord de modification. Si ce n’est pas possible, un échange d’emails entre toutes les parties au contrat confirmant leur accord, s’il n’est pas idéal, vaut mieux que rien.
Si les conditions ne peuvent pas être modifiées, vérifiez si le contrat contient une clause de force majeure. Il s’agit d’une disposition courante dans les contrats qui permet généralement à une partie de suspendre l’exécution de ses obligations si elle n’est pas en mesure de le faire en raison d’un événement indépendant de sa volonté. Un mot d’avertissement : la formulation de ces clauses varie considérablement, de sorte que le fait qu’une clause de force majeure existe ne signifie pas nécessairement qu’elle sera utile. Il est important de l’examiner attentivement pour voir quels événements sont et ne sont pas couverts, et quelles étapes doivent être suivies.
S’il semble que la pandémie de Covid-19 pourrait entrer dans le champ d’application de la clause, vérifiez si des exclusions s’appliquent – le contrat peut, par exemple, exclure des événements qui étaient raisonnablement prévisibles et vous obliger à prendre des mesures pour atténuer la conséquences d’un retard de lancement. Certains contrats prévoient également des procédures spécifiques de notification et de règlement des litiges qui doivent être suivies en cas de manquement.
En dernier recours, vous pourrez peut-être vous fier au concept de frustration du droit anglais. Cela peut se produire lorsqu’il devient impossible pour une partie d’exécuter une obligation fondamentale d’un contrat en raison d’un événement imprévu, ou rend une obligation fondamentale radicalement différente. Lorsqu’un contrat est frustré, aucune des parties n’a à se conformer aux obligations futures. Déterminer si un contrat a été frustré n’est pas toujours simple et nécessite une analyse minutieuse des obligations. Si cela se résume à cela, il serait prudent d’obtenir l’avis d’un avocat.
Si la date de lancement est repoussée, vous devrez peut-être proposer des remboursements aux consommateurs ayant acheté des précommandes. Cela dépendra en partie de la manière dont la précommande a été annoncée sur le point de vente, si la date était ou non une clause incorporée dans le contrat avec le consommateur, si le studio a un droit contractuel exprès ou implicite de modifier la date de lancement et, le cas échéant, si une telle durée est équitable.
“Lorsqu’il y a des informations confidentielles présentes, les avoir clairement étiquetées comme telles peut être utile si les choses tournent mal.”
En mettant de côté les arguments juridiques, les implications en matière de relations publiques du refus de remboursement des précommandes doivent également être prises en compte et mises en balance avec leur impact commercial réaliste. D’autres solutions, plus créatives, peuvent également exister, comme offrir aux consommateurs une incitation (qu’il s’agisse d’un temps d’abonnement gratuit, d’une monnaie du jeu ou d’un article cosmétique) s’ils décident de ne pas annuler la précommande, tout en précisant qu’ils pouvez.
Si des exemplaires du jeu ont déjà été expédiés à la presse et aux influenceurs, ils devront être informés de la nouvelle date de lancement et de la date d’embargo correspondante. Lorsqu’il existe des NDA ou des accords écrits en place, ceux-ci auront généralement été rédigés par le studio ou ses avocats et leurs conditions devraient (espérons-le) être indulgentes lorsqu’il s’agit d’apporter des modifications de dernière minute. Si ce n’est pas le cas, c’est le bon moment pour les revoir.
Si des publicités pour le jeu mentionnent la date de lancement, elles devront peut-être être mises à jour pour éviter d’induire les consommateurs en erreur et d’enfreindre le code CAP, qui est appliqué par la Advertising Standards Authority. Le retard de lancement pourrait avoir un effet d’entraînement sur le calendrier du marketing promotionnel.
A noter que le CAP Code précise que les dates de fin des promotions ne doivent pas être modifiées à moins que des circonstances inévitables indépendantes de la volonté du promoteur ne le rendent nécessaire (ce qui peut être le cas, selon la situation du studio) et soit (i) de ne pas modifier les date serait injuste pour ceux qui ont cherché à participer dans les conditions d’origine, ou (ii) ceux qui ont cherché à participer dans les conditions d’origine ne seront pas désavantagés par le changement.
The Last of Us: Part 2 est l’un des jeux qui a été retardé en raison de la pandémie de COVID-19
Maintien de la confidentialité
Les outils de communication et de collaboration en ligne étaient déjà populaires, mais leur utilisation a explosé ces dernières semaines. Avec leur facilité d’utilisation et leur nature rapide et informelle, il est important de savoir comment les informations confidentielles sont traitées.
Les informations confidentielles peuvent prendre plusieurs formes. Les listes de contacts et de fournisseurs, les calendriers de lancement, les listes de prix, les informations sur les employés, les vidéos et les captures d’écran avant le lancement, et le code, pourraient tous être protégés par la confidentialité.
Un accord écrit n’est pas essentiel pour que la confidentialité survienne, bien qu’il soit courant d’avoir une obligation contractuelle (soit en tant que clause dans un contrat commercial, soit en tant qu’accord de non-divulgation autonome) dans le cadre d’un accord commercial. La confidentialité, du moins au Royaume-Uni, peut survenir automatiquement lorsque tous les ingrédients sont présents et ne nécessite pas d’accord écrit. D’une manière générale, si les informations sont (i) de nature confidentielle (c’est-à-dire qu’elles ne sont pas déjà connues du public) et (ii) sont communiquées dans des circonstances qui impliquent une obligation de confidentialité, elles pourraient alors être protégées.
“La pandémie a causé un certain nombre d’annulations et de retards, et la triste réalité est que nous en verrons probablement plus avant que cela ne soit terminé”
Si, pour une raison quelconque, des informations confidentielles sont divulguées, son propriétaire – généralement le studio – aura la possibilité de déposer une plainte pour abus de confiance et de demander une injonction pour empêcher de nouvelles violations. Bien que le studio ne décide pas toujours de le faire, avoir cette option peut être très utile.
Dans le cadre de sa réclamation, le studio devrait démontrer que les informations en cause répondent aux exigences de confidentialité. S’il y avait un accord qui le dit expressément, alors c’est relativement facile. Mais s’il n’y en a pas, ou s’il n’est pas clair si l’accord le couvre, la façon dont ces informations ont été traitées au jour le jour avant qu’elles ne soient divulguées est très pertinente. S’il a été traité avec les précautions que vous vous attendriez à appliquer à quelque chose qui est confidentiel, cela peut être un facteur utile. Si ce n’était pas le cas, cela donne à penser que l’information n’était pas destinée à être confidentielle.
Dans la pratique, cela signifie qu’il est judicieux de séparer autant que possible les communications et les flux de travail confidentiels et non confidentiels. C’est également une bonne idée d’étiqueter les documents confidentiels, les chaînes d’e-mails, les groupes de discussion, les sujets de discussion (etc.) comme confidentiels. Pour être clair, appeler quelque chose de confidentiel, alors que ce n’est clairement pas le cas, ne changera pas son statut. Mais lorsqu’il y a des informations confidentielles présentes, il peut être utile de les étiqueter clairement comme telles si les choses tournent mal.
Il est également important de suivre les protocoles de sécurité organisationnels normaux, tels que ne pas utiliser d’appareils personnels pour le travail (à moins qu’ils ne soient gérés par l’organisation). Non seulement cela aide à réduire les risques qu’une fuite se produise en premier lieu, mais cela démontre que le studio prend des précautions pour protéger ses informations confidentielles – un facteur qu’un tribunal peut prendre en compte.
Exécution numérique des documents
Pour les documents soumis au droit anglais, la loi est tolérante en matière d’exécution numérique. Les signatures numériques – qui peuvent inclure une variété de méthodes, des outils propriétaires comme DocuSign, à l’application de tout type de marque numérique au document à l’endroit approprié – sont efficaces, ce qui signifie qu’elles fonctionneront dans la plupart des situations quotidiennes . La personne qui signe le document doit avoir le pouvoir de le faire au nom de l’entreprise, et toutes les autres règles normales de formation du contrat s’appliqueront.
Il existe quelques situations où les signatures numériques ne fonctionneront pas. Pour les documents qui doivent être signés en présence d’un témoin, ce témoin doit être physiquement présent au même endroit que la personne qui signe – l’utilisation d’un appel vidéo n’est pas une alternative acceptable.
C’est parfois le cas avec des documents qui doivent être exécutés comme un acte, par exemple des procurations et des transferts de biens immobiliers. Si cela se produit, demandez-vous s’il est possible d’exécuter l’acte différemment – par exemple, avec deux administrateurs signant, au lieu d’un administrateur et d’un témoin. Certaines entreprises ont des règles ou des restrictions particulières dans leurs articles sur la façon dont les documents doivent être signés, il vaut donc la peine de vérifier cela en premier.
Les documents qui doivent être notariés et/ou légalisés sont susceptibles de rencontrer le même obstacle, car le notaire doit être physiquement présent. Ceci est rarement requis au Royaume-Uni, mais est encore parfois nécessaire dans d’autres juridictions, par exemple certains registres de propriété intellectuelle à l’étranger. La meilleure pratique consiste à consulter un avocat local avant de signer. Comme de nombreux pays sont toujours confinés ou ont mis en place des politiques de distanciation sociale, il peut être possible de renoncer à certaines des formalités normales.
Kostya Lobov est avocat chez Harbottle & Lewis, dont le groupe de jeux vidéo conseille l’industrie des jeux depuis l’époque de la console 8 bits. En savoir plus sur leur site Web.
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