Quatre étapes pour tirer le meilleur parti de l’externalisation
L’externalisation consiste à embaucher une personne extérieure à votre entreprise pour s’occuper des services ou des tâches pour lesquelles vous avez besoin d’aide, en particulier si vous avez besoin de plus de temps pour vous concentrer sur d’autres questions ou si vous avez besoin d’une expertise unique pour améliorer votre produit.
La bonne nouvelle est que vous pouvez externaliser presque tout, et il n’y a jamais eu de meilleur moment pour travailler à distance avec des partenaires externes qu’en ce moment. Aujourd’hui, nous travaillons tous à partir de bureaux distants et de salles de réunion virtuelles où vos partenaires externes peuvent être aussi connectés que n’importe qui d’autre dans l’équipe.
L’externalisation n’est cependant pas une baguette magique, il existe des considérations uniques pour tirer le meilleur parti de votre relation d’externalisation. Chez Lab Cave, nous travaillons avec des partenaires du monde entier et nous avons beaucoup appris sur les défis des deux côtés de la table. De la recherche d’un partenaire à l’établissement de flux de travail et à la création de rapports sur les tâches terminées, voici nos conseils.
1. Trouver le bon partenaire
Si vous recherchez un fournisseur de services externe, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas un expert dans le domaine où vous avez besoin de cette assistance. Un peu de devoirs peut faire beaucoup de chemin. Obtenez une compréhension de base des domaines particuliers qui vous manquent afin de pouvoir communiquer clairement vos besoins à des partenaires externes potentiels. Par exemple, affinez ce problème initial de “nous avons besoin de plus de soutien pour notre équipe artistique” pour identifier exactement où dans le pipeline vous avez besoin de soutien, quelles compétences sont spécifiquement nécessaires et pour combien de temps – vous économiserez une partie de la négociation temps.
Comprendre vos besoins et connaître les limites de ce qui est réalisable dans cet espace vous aidera à rédiger un mémoire plus complet, à proposer des instructions précises et à vous donner une longueur d’avance pour comprendre ce que vous pouvez attendre de vos partenaires externes. Vérifiez toujours auprès de votre équipe si les objectifs fixés avant la signature correspondent vraiment à vos besoins. Cette connaissance peut également indiquer avec qui vous choisissez de travailler, car certains éditeurs ou fournisseurs de services peuvent ne se spécialiser que dans deux ou trois des services requis.
Vérifiez toujours auprès de votre équipe si les objectifs fixés avant la signature correspondent vraiment à vos besoins
Vous commencerez probablement par parler avec l’équipe de développement commercial d’un fournisseur d’externalisation potentiel avant de signer un contrat. N’oubliez pas que même à ce stade, vous testez l’entreprise et découvrez son offre. Si votre contact de développement commercial est trop occupé pour vous répondre, ne prend pas en compte les spécificités des besoins de votre projet ou ne fait pas le suivi comme indiqué, il est probable que ces mêmes problèmes persisteront au fur et à mesure que vous vous lancerez dans un projet.
Il est important d’apprendre rapidement s’ils communiquent ouvertement et clairement, et que les commentaires arrivent en temps opportun. Il est également important pour eux de démontrer leurs connaissances dans l’espace, de mettre en évidence leurs succès antérieurs avec des études de cas et de les expliquer.
Il est toujours préférable de prendre son temps pour choisir le bon partenaire, mais une fois que vous avez choisi… engagez-vous !
2. Mise en route
Il y a toujours beaucoup d’informations à partager au début. Prenez le temps de parcourir toute la documentation et de préparer un court calendrier pour l’intégration de vos nouveaux partenaires.
Planifiez une réunion de lancement pour votre propre équipe afin de les informer du soutien supplémentaire. Informer votre équipe interne et déléguer qui est en charge de partager quoi de votre côté permettra d’améliorer toutes les étapes de la collaboration. Ce qui permet d’éviter les collisions ou les problèmes de communication avec d’autres départements (UA, art, marketing, etc.) qui ont prévu des activités dans un avenir proche.
Si possible, déléguez une personne spécifique de votre côté pour être le point de contact de votre partenaire externe – idéalement une personne ayant une expérience en gestion de projet ou en production. Étant donné que vos partenaires vous demanderont probablement beaucoup de choses impliquant différents départements de votre studio, il est bon de désigner comme point de contact principal quelqu’un qui a une vue d’ensemble de votre processus de développement et de votre studio. Que quelqu’un doit être en mesure de répondre à votre partenaire externe dans un délai raisonnable.
Si possible, déléguez une personne spécifique de votre côté pour être le point de contact de votre partenaire externe
Communiquez les blocages internes ou les processus qui peuvent prendre du temps avec vos nouveaux partenaires. Si vous avez un processus d’approbation qui passe par plusieurs couches et peut prendre un certain temps pour les commentaires ou l’approbation, informer votre fournisseur de services des délais d’exécution lui permet d’intégrer ces informations dans ses propres horaires et planification des délais. Cela ne vous aidera que lorsque ces délais commenceront à approcher !
Configurez un canal de communication dédié à votre partenariat sur Slack, Teams, Skype ou partout où cela fonctionne le plus efficacement pour votre entreprise. Si vous ne pouvez pas laisser votre contact entrer dans votre flux interne de gestion des tâches, en configurer un pour les tâches collaboratives vous facilitera grandement la vie. Les mises à jour peuvent être facilement communiquées, les réponses aux questions et les ressources ou documents supplémentaires rapidement partagés.
Si le contrat ne le couvre pas déjà et que vous avez besoin d’un MNDA pour partager des informations ou pour les connecter à vos canaux préférés, demandez-en un. S’il y a quelque chose de spécifique qui permettra à votre équipe d’être plus ouverte avec un tiers, franchissez ces étapes tôt afin que tout le monde puisse continuer à faire du projet un succès.
3. Établir des processus
Le début d’un projet est toujours occupé avant que les routines ne se soient installées et que les processus ne soient enracinés. En fin de compte, un partenaire externe est censé vous décharger du travail, mais la plupart des fournisseurs de services auront besoin de beaucoup de matériel de la part des clients au début pour que tout soit prêt. obtenir une aide supplémentaire. Persévérez cependant et vous en verrez bientôt les bénéfices !
Jami Wardman de Lab Cave par SunMedia
Lorsque nous travaillons sur l’optimisation de l’App Store chez Lab Cave, nous devons familiariser rapidement plusieurs équipes de notre studio avec votre produit. Ainsi, plus vite nous comprenons votre produit, plus vite nous pouvons commencer à optimiser. Plus vous pourrez partager avec vos partenaires au cours de ces premières étapes, plus ils seront en mesure de vous aider tout au long du cycle de vie d’un projet.
La communication est la clé de tout projet d’externalisation, alors essayez d’établir un canal de communication direct entre les équipes (Slack, Skype, etc.) et vérifiez-le régulièrement. Si vous travaillez sur différents fuseaux horaires, trouvez un horaire commun qui peut profiter aux deux parties. Par exemple, Lab Cave a travaillé (et nous travaillons) avec des clients aux États-Unis, en Chine, au Japon et dans différentes parties de l’Europe sans problème en planifiant à l’avance et en fixant du temps pour les réponses afin d’éviter toute bousculade de dernière minute pour les actifs ou approbations.
Essayez de faire des appels un dernier recours. N’oubliez pas que vos points de contact chez votre fournisseur d’externalisation travailleront avec plusieurs clients et exécuteront un calendrier soigneusement organisé. Les appels non planifiés obtiendront rarement une réponse aussi bonne que quelque chose de planifié, programmé et informé. Utilisez-les uniquement lorsqu’une communication bidirectionnelle rapide est bénéfique.
4. Rapports dans
Une communication régulière, cohérente et claire est la composante la plus essentielle du projet. Nous travaillons tout le temps avec des partenaires externes chez Lab Cave et il ne se passe pas une semaine sans que nous leur parlions, recevions des mises à jour et tenions compte de leurs conseils lors de la prise de décisions.
Il est important que la confiance et l’ouverture de la communication soient là dès le début
Chez Lab Cave, nous nous concentrons sur les commentaires et les suggestions pour nous assurer que les clients peuvent ajuster leur projet le plus tôt possible. Il est important que la confiance et l’ouverture de la communication soient présentes dès le début, car cela ne fera qu’aider un projet. Les meilleurs projets que j’ai trouvés sont ceux où nos producteurs recevaient des commentaires directs d’un client qui visaient à améliorer le travail ou le projet dans son ensemble.
Il est avantageux de définir un calendrier de rapports réguliers et de lire les rapports avant de passer à un appel. N’hésitez pas à poser autant de questions que vous le souhaitez ou que vous en avez besoin. Les rapports doivent décrire non seulement le travail qui a été effectué, mais aussi les ajustements nécessaires qui ont été apportés et les commentaires sur les problèmes ou défis potentiels auxquels vous pourriez être confrontés à l’avenir. Ce ne sera pas nécessairement négatif, mais cela devrait vous être utile et vous assurer de continuer à prendre des décisions éclairées à l’avenir.
Fixez des jalons convenus en cours de route – c’est le moment de la discussion, pas une fois le projet terminé. De nombreux clients peuvent être réticents à être considérés comme « interférents », mais des commentaires réguliers permettront à tout le monde de rester sur la bonne voie, en particulier avec un projet comme ASO. Le trafic et les métadonnées sont en constante évolution et les algorithmes peuvent changer en une semaine, donc discuter aujourd’hui de ce qui s’est passé il y a trois mois est vain.
Comme principe directeur : garder les commentaires constructifs et opportuns. Fournissez des commentaires dans le but d’améliorer ce que vous obtenez en retour. Par-dessus tout, rappelez-vous que vos paroles seront reçues par une autre personne. L’agressivité ou l’impolitesse sont inutiles et ne donnent tout simplement pas de meilleurs résultats pour vous ou votre projet.
Si vous avez embauché une aide extérieure, vous ajoutez une nouvelle expérience, une nouvelle expertise et de nouvelles perspectives à votre équipe. Nous savons qu’il est difficile de faire confiance à un tiers avec votre produit, et nous sommes conscients qu’il faut du temps pour se fier à nos résultats, mais le plus important est de faire du processus une collaboration.
Chez Lab Cave, nous sommes là pour essayer quelque chose de nouveau, ce qui signifie une nouvelle approche pour le marketing des applications mobiles. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous travaillons et sur la croissance des applications mobiles, envoyez-nous un e-mail à hola@labcavegames.com.
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